Học Excel từ cơ bản đến nâng cao: lộ trình và bài tập tự kiểm tra


Học Excel từ cơ bản đến nâng cao nên đi từ nhập dữ liệu đúng, hiểu công thức đến tra cứu và tổng hợp báo cáo. Sau mỗi phần, bạn cần tự làm một tệp nhỏ rồi kiểm lại kết quả. Cách này giúp nhận ra chỗ còn thiếu trước khi học tiếp.
Nếu chưa rõ mình nên bắt đầu ở đâu, bạn có thể Gọi 0823 552 558 và kể thao tác đang gặp khó để trao đổi lộ trình phù hợp.
Điểm bắt đầu nên dựa vào việc bạn tự làm được trên một tệp trống. Người chưa biết lưu tệp cần học khác với người đã nhập bảng nhưng kéo công thức còn sai. Cùng xem một bài nâng cao có thể khiến người đầu bị quá tải, còn người sau vẫn bỏ sót lỗi nền tảng.
Thử tạo bảng theo dõi đồ dùng văn phòng. Nhập vài dòng, tính thành tiền rồi sắp xếp theo mã hàng. Khi mắc ở bước nào, ghi đúng bước đó ra giấy. Với nhu cầu học Excel cho người mới bắt đầu, bài thử này có ích hơn việc tự nhận mình “chưa biết gì”.
Lộ trình dưới đây chia theo sản phẩm bạn làm ra. Mỗi mốc có một dấu hiệu để kiểm trước khi chuyển tiếp. Không cần học lại toàn bộ phần đã vững, nhưng nên làm thử thay vì bỏ qua vì thấy tên bài quen.
| Mốc học | Sản phẩm | Tự kiểm |
|---|---|---|
| Nhập và tổ chức | Bảng có tiêu đề rõ | Lọc, thêm dòng không lệch |
| Công thức | Cột tính tự động | Đổi đầu vào, kết quả đổi đúng |
| Hàm điều kiện | Bảng phân loại | Thử cả đạt và không đạt |
| Tra cứu | Bảng lấy thông tin theo mã | Phát hiện mã thiếu, mã trùng |
| Tổng hợp | Báo cáo theo nhóm | Tổng khớp, cập nhật được |
Trước khi học hàm, bạn cần mở, lưu và tìm lại được tệp thực hành. Nếu đang cần học máy tính cơ bản để dùng Excel, hãy dành thời gian cho chuột, bàn phím và thư mục trước. Việc đóng cửa sổ rồi không biết tệp nằm đâu sẽ làm gián đoạn cả phần luyện công thức.
Tạo một thư mục riêng, bên trong có bản đề và bản bạn đang làm. Tên tệp có thể là “theo-doi-do-dung-ban-luyen.xlsx”. Giữ nguyên bản đề để đối chiếu khi cần làm lại. Đừng chỉ lưu mọi thứ trên màn hình rồi dựa vào trí nhớ để phân biệt bản mới.
Kiểm tra phiên bản Excel trên máy và phiên bản dùng trong tài liệu. XLOOKUP không có trong Excel 2016 và Excel 2019. Nếu bài mẫu dùng hàm này nhưng máy không hỗ trợ, bạn có thể học cách tra cứu bằng VLOOKUP trước; không phải cứ không chạy được công thức là do nhập sai.
Máy tính có bàn phím và chuột sẽ thuận tiện hơn khi luyện chọn vùng, sửa ô hoặc sao chép công thức. Khi mượn tệp công việc để học, hãy tạo bản sao và thay thông tin cá nhân bằng dữ liệu giả định. Tệp luyện chỉ cần đủ tình huống để kiểm, chưa cần đẹp.
Mốc đầu tiên là tạo được bảng mà mỗi dòng có ý nghĩa rõ ràng. Với danh sách giao dịch, một dòng nên thể hiện một giao dịch; các cột mô tả mã hàng, số lượng và đơn giá. Giữ một hàng tiêu đề, tránh chèn dòng tổng cộng xen giữa vùng nhập.
Phần học Excel văn phòng cơ bản nên ưu tiên kiểu dữ liệu. Mã nhân viên “0012” cần giữ nguyên số đầu, còn số lượng phải cộng được. Ngày giao hàng cần được Excel nhận là ngày, thay vì chỉ là chuỗi ký tự trông giống ngày tháng.
Định dạng ô và giá trị bên trong có liên quan nhưng không giống nhau. Chẳng hạn, đổi màu chữ không sửa được số đang lưu dạng văn bản. Khi phép cộng bỏ sót một ô, kiểm tra nội dung ô đó trước khi sửa công thức. Chỉ thêm màu khi màu giúp người đọc nhận ra thông tin cần chú ý.
Sắp xếp trên toàn bộ bảng, rồi kiểm một mã hàng xem số lượng và đơn giá còn đi cùng nhau không. Sắp riêng một cột có thể làm dữ liệu các dòng mất liên hệ. Tránh gộp ô trong vùng dữ liệu cần lọc.
Thêm một dòng mới ở cuối và thử lọc theo mã của dòng đó. Nếu dòng mới bị bỏ ngoài vùng lọc, bạn cần xem lại phạm vi bảng. Có thể làm quen với Excel Table để quản lý vùng nhập rõ hơn. Mốc này đạt khi bạn bổ sung dữ liệu mà không phải dựng lại bảng.
Công thức nên bắt đầu từ việc nói rõ mình muốn tính gì. Ví dụ, thành tiền bằng số lượng nhân đơn giá. Khi số lượng ở B2 và đơn giá ở C2, ô D2 có công thức =B2*C2. Dấu bằng cho Excel biết đây là phép tính.
Nếu B2 là 2 và C2 là 15000, kết quả phải là 30000. Hãy tính tay dòng này trước, sau đó đổi số lượng thành 3 để kiểm kết quả có thành 45000 không. Một ô hiện đúng số chưa chứng minh bên trong có công thức; đôi khi đó chỉ là số đã gõ sẵn.
Tiếp theo, học SUM để cộng một vùng và AVERAGE khi cần trung bình. Đừng dùng trung bình chỉ vì bảng có nhiều số. Với báo cáo tổng số lượng đã xuất, câu hỏi cần phép cộng; với lượng xuất trung bình mỗi giao dịch, câu hỏi mới cần phép tính khác.
Tham chiếu tương đối thay đổi khi sao chép công thức. Từ =B2*C2 kéo xuống dòng kế tiếp sẽ thành =B3*C3. Nếu mọi dòng đều nhân với hệ số đặt ở H2, công thức =D2*$H$2 giữ nguyên địa chỉ hệ số khi kéo xuống.
Dấu đô la khóa phần đứng sau nó. $H$2 khóa cả cột và hàng; $H2 chỉ khóa cột, còn H$2 chỉ khóa hàng. Chưa cần dùng tất cả ngay, nhưng cần giải thích được vì sao một địa chỉ phải giữ cố định. Sau khi sao chép, kiểm công thức ở dòng đầu và dòng cuối, rồi thử thay hệ số.
Nên học hàm theo câu hỏi cần trả lời, thay vì thuộc một danh sách tên hàm. Muốn gắn nhãn cho giao dịch theo mức thành tiền, bạn học IF. Muốn đếm số lần xuất hiện của một mã, bạn học COUNTIF. Muốn cộng theo nhiều điều kiện, bạn mới cần SUMIFS.
Hàm IF nên được thử ở cả hai phía của điều kiện. Ví dụ quy ước giả định: giao dịch từ 50000 trở lên được gắn nhãn “Đạt”. Công thức =IF(D2>=50000,”Đạt”,”Chưa đạt”) cần được thử ở giá trị thấp hơn, bằng và cao hơn ngưỡng. Trường hợp bằng ngưỡng thường dễ bị bỏ quên.
SUMIFS có vùng cần cộng ở trước các cặp vùng điều kiện và điều kiện. Nếu thành tiền nằm ở D2:D5, mã hàng nằm ở A2:A5, công thức =SUMIFS(D2:D5,A2:A5,”VP01″) cộng những dòng mang mã VP01. Hai vùng cần tương ứng từng dòng.
Công thức minh họa dùng dấu phẩy để ngăn đối số. Một số cấu hình Excel dùng dấu chấm phẩy; khi đó cần thay dấu phân cách cho phù hợp. Trước khi thêm nhiều điều kiện, hãy chạy được một điều kiện rồi đối chiếu với các dòng nhìn thấy trong bảng.
Ô trống cũng cần được chú ý. Trống vì chưa nhập khác với số 0 đã xác nhận. Khi báo cáo thiếu giá trị, quay lại nguồn để biết đó là dữ liệu chưa đủ hay phép tính sai. Không nên điền 0 hàng loạt chỉ để bảng hết khoảng trống.
Tra cứu đáng tin cậy bắt đầu từ mã dùng để nối hai bảng. Ví dụ, bảng giao dịch có mã hàng và bảng danh mục có mã cùng tên hàng. Trước khi viết hàm, kiểm xem danh mục có mã trùng hoặc mã thiếu không. Tên hàng dễ viết khác nhau nên thường không phù hợp bằng mã đã thống nhất.
Với phiên bản hỗ trợ, XLOOKUP tìm trong một vùng và trả kết quả từ vùng tương ứng, mặc định khớp chính xác. Khi dùng VLOOKUP để tìm đúng mã, cần hiểu đối số FALSE cho khớp chính xác. Mã tra phải ở cột đầu của vùng dò; cột trả về nằm bên phải.
Đừng vội đổi mọi lỗi không tìm thấy thành số 0. Lỗi có thể báo một giao dịch chưa có trong danh mục, trong khi 0 lại được người đọc hiểu là giá trị hợp lệ. Kiểm tra khoảng trắng và sự khác nhau giữa mã lưu dạng số với dạng văn bản trước.
Tự kiểm bằng cách thử một mã có thật, một mã không tồn tại và một mã bị lặp trong danh mục. Nếu chưa giải thích được kết quả, phần tra cứu vẫn cần luyện thêm. Bài đối chiếu hai danh sách Excel theo mã đi sâu hơn vào việc kiểm đầu vào khi hai danh sách chưa khớp.
Mốc tổng hợp đạt khi bạn trả lời được một câu hỏi từ bảng nguồn và kiểm được con số báo cáo. Với PivotTable, trước hết xác định nhóm cần xem và chỉ tiêu cần tính. Ví dụ: mỗi mã hàng có tổng thành tiền bao nhiêu, thay vì kéo trường vào các vùng rồi chọn theo cảm tính.
Ở ví dụ đó, đưa mã hàng vào Rows và thành tiền vào Values. Kiểm phép tổng hợp đang là Sum hay Count. Nếu dữ liệu số bị nhận thành văn bản, PivotTable có thể đang đếm dòng. Một bảng có đủ mã hàng vẫn có thể trả lời sai câu hỏi.
Khi có dữ liệu mới, cần kiểm phạm vi nguồn đã chứa dòng bổ sung và làm mới báo cáo bằng Refresh. Sau đó so tổng báo cáo với tổng ở nguồn. Tránh sửa trực tiếp một số trên báo cáo để làm cho nó khớp; cách sửa đúng phải bắt đầu từ nguyên nhân.
Biểu đồ là bước trình bày sau khi kiểm số. Chọn biểu đồ cột nếu cần so các nhóm, đặt tiêu đề nói rõ chỉ tiêu và đơn vị. Người nhận cần hiểu con số thể hiện điều gì mà không phải hỏi lại người làm tệp.
Thói quen tách dữ liệu nhập khỏi báo cáo giúp việc kiểm dễ hơn. Bạn có thể xem cách tổ chức trong bài bảng thu chi Excel phân biệt dữ liệu và báo cáo. Mục tiêu của mốc này là truy được số tổng về các dòng đã tạo ra nó.
Phần nâng cao nên được chọn theo việc bạn thường phải làm lại hoặc thường bị sai. Người tổng hợp nhiều tệp cần hướng học khác với người chỉ theo dõi một bảng giao dịch. Biết thêm công cụ có ích khi bạn chỉ ra được nó giải quyết bước nào trong quy trình.
Công việc thường nhận các tệp cùng cấu trúc và làm sạch theo một chuỗi thao tác là một lý do để tìm hiểu Power Query. Trước khi chọn tài liệu, kiểm tra tính năng có trên phiên bản và nền tảng đang dùng. Bài tập nên yêu cầu chạy lại với tệp đầu vào mới, rồi so tổng trước và sau xử lý.
Macro hoặc VBA có thể để sau khi bạn đã làm đúng quy trình bằng tay. Tự động hóa một cách xử lý sai chỉ khiến lỗi lặp nhanh hơn. Với người mới làm văn phòng, chưa học lập trình vẫn có thể xây bảng tính rõ ràng và báo cáo kiểm được.
Một phép thử hữu ích là đổi yêu cầu của bài cũ: chuyển từ tổng theo mã sang tổng theo nhóm, hoặc thêm điều kiện thời gian. Nếu vẫn xác định được dữ liệu cần lấy và nơi cần kiểm, bạn đang hiểu cách xử lý. Nếu chỉ làm được khi đề giống hệt video, nên quay lại phần giải thích công thức.
Bạn có thể dùng cùng một bộ dữ liệu nhỏ để luyện nhiều mốc. Ví dụ dưới đây hoàn toàn giả định, chỉ dùng cho thực hành Excel. Nhập bảng từ ô A1, với bốn cột lần lượt là mã hàng, số lượng, đơn giá và thành tiền. Cột cuối để công thức tính.
| Mã hàng | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
|---|---|---|---|
| VP01 | 2 | 15000 | Tự tính |
| VP02 | 3 | 20000 | Tự tính |
| VP01 | 4 | 15000 | Tự tính |
| VP03 | 1 | 50000 | Tự tính |
Đơn giá trong bài tập tính bằng đồng. Nhập số thuần như bảng, rồi dùng định dạng số để dễ đọc. Các dòng VP01 là hai giao dịch riêng, không phải lỗi trùng cần xóa. Phân biệt điều này trước khi thử chức năng loại bỏ dữ liệu trùng.
Kết quả thành tiền lần lượt là 30000, 60000, 60000 và 50000; tổng là 200000 đồng. Riêng VP01 có hai giao dịch, tổng 90000 đồng. Dùng =SUM(D2:D5), =SUMIFS(D2:D5,A2:A5,”VP01″) và =COUNTIF(A2:A5,”VP01″) để kiểm các yêu cầu tương ứng.
Với điều kiện nêu trên, ba dòng được gắn nhãn “Đạt”, dòng còn lại là “Chưa đạt”. Dòng 50000 vẫn đạt vì công thức dùng dấu lớn hơn hoặc bằng. Nếu bạn ra hai dòng đạt, hãy kiểm phần so sánh trước khi sửa dữ liệu.
Cuối cùng, thêm ở dòng 6 một giao dịch VP02, số lượng 2, đơn giá 20000. Tổng mới phải là 240000 đồng; VP02 có tổng 100000 đồng. Kiểm công thức có tính dòng mới, nhãn có được bổ sung và PivotTable đã cập nhật chưa. Với vùng cố định D2:D5, bạn phải mở rộng vùng; đây chính là điều bài thử muốn phát hiện.
Để luyện tra cứu, tạo thêm danh mục giả định gồm mỗi mã một dòng và tên hàng do bạn đặt. Sau khi tra được tên, sửa một mã giao dịch thành mã chưa có trong danh mục. Kết quả cần giúp bạn nhận ra dữ liệu thiếu, thay vì khiến lỗi biến mất khỏi tầm nhìn.
Chỉ nên chuyển tiếp khi bạn tự làm lại được và giải thích được kết quả. Việc xem hết một danh sách bài học chưa cho biết kỹ năng nào đã vững. Hãy đóng tài liệu hướng dẫn, mở bản đề mới rồi làm lại một yêu cầu quen thuộc.
Bảng dưới đây dùng để xác định việc cần luyện thêm. Không cần cộng điểm cho đẹp; một lỗi làm sai báo cáo vẫn cần được xử lý dù các phần khác đã làm tốt. Đặc biệt, đừng bỏ qua phép thử thêm dòng chỉ vì tổng ban đầu đang khớp.
| Phép thử | Đạt khi | Nếu chưa đạt |
|---|---|---|
| Làm lại từ tệp trống | Tự dựng đúng bảng | Ôn tổ chức dữ liệu |
| Giải thích công thức | Biết từng vùng lấy gì | Ôn tham chiếu, đối số |
| Thay dữ liệu đầu vào | Kết quả đổi đúng | Tìm số gõ tay, vùng sai |
| Thử mã bị thiếu | Nhận diện được lỗi | Kiểm mã và cách dò |
| Thêm giao dịch | Báo cáo nhận dòng mới | Kiểm nguồn và Refresh |
Mỗi lỗi nên có một ghi chú ngắn: bạn muốn làm gì, Excel đang trả gì và đã kiểm ở đâu. Chẳng hạn, “tổng thiếu dòng mới vì vùng cộng kết thúc ở dòng 5”. Ghi như vậy sẽ hữu ích hơn “hàm SUM bị lỗi”, vì lần sau bạn biết phải nhìn vào phạm vi.
Sau khi sửa, thử lại với dữ liệu khác. Nếu chỉ sửa đúng một tệp nhờ làm theo hướng dẫn, bạn vẫn chưa biết mình có tự nhận ra lỗi tương tự hay không. Nhật ký lỗi giúp biến những lần mắc lỗi thành nội dung ôn có mục đích.
Lịch tự học nên vừa với thời gian bạn có thể duy trì. Không có một số tuần chung để mọi người thành thạo như nhau. Người đã quen máy nhưng thiếu công thức sẽ tiến khác với người cần luyện cả bàn phím. Khối lượng công việc thực tế cũng làm tốc độ học khác nhau.
Mỗi lần luyện có thể bắt đầu bằng một yêu cầu nhỏ, như tính tổng theo mã hoặc sửa vùng lọc. Xem mẫu đủ để hiểu thao tác, tắt mẫu rồi tự làm. Sau đó thay điều kiện và kiểm đáp án. Nếu chỉ sao chép cùng lúc với video, bạn khó nhận ra đoạn nào mình chưa hiểu.
Chọn tài liệu có tệp thực hành và đáp án giải thích cách kiểm. Tên hàm cần phù hợp phiên bản đang dùng, còn ví dụ nên gần đầu việc của bạn. Người làm hành chính có thể luyện danh sách vật tư; người bán hàng luyện giao dịch và tổng theo nhóm.
Khi học Excel cơ bản đến nâng cao, giữ một tệp luyện xuyên suốt sẽ dễ nhìn lại tiến bộ. Bản đầu chỉ có dữ liệu nhập; bản sau thêm công thức rồi đến báo cáo. Giữ các phiên bản có tên rõ để thấy mình đã thay cách làm ở đâu.
Đến cuối một phần, thử giao tệp cho người khác đọc mà không giải thích trước. Họ cần hiểu tiêu đề cột và nơi nhập dữ liệu. Câu hỏi của người đọc thường chỉ ra phần bạn đang thấy quen nhưng chưa trình bày rõ.
Học có hướng dẫn phù hợp khi bạn thường mắc lại một lỗi hoặc chưa biết kiểm kết quả ở đâu. Nếu đã tự làm và tự sửa được bài nhỏ, có thể tiếp tục tự học theo mốc. Khi cần người xem trực tiếp thao tác, hãy nêu lỗi cụ thể để việc tư vấn có điểm bắt đầu.
Trung Tâm Tin Học Văn Phòng Trí Thức Việt có khóa Excel cho công việc văn phòng và Excel tổng hợp và kiểm tra dữ liệu. Lộ trình trong bài là gợi ý tự học; nội dung lớp phù hợp cần được trao đổi theo nền tảng và đầu việc của bạn.
Về học phí, thông tin nằm tại trang Học phí tin học & tư vấn lộ trình. Khi hỏi, nên xác nhận mức áp dụng cho khóa cần học, nội dung được hướng dẫn và khoản nào đã bao gồm. Tránh chọn chỉ theo tên “cơ bản” hoặc “nâng cao” khi chưa rõ mình cần bổ sung phần nào.
Hình thức học là 1 kèm 1, không giới hạn số buổi. Lịch học Thứ 2-4-6 hoặc 3-5-7, có 5 ca/ngày, không học Chủ nhật. Thông tin về cách bố trí được trình bày tại trang hình thức và lịch học; ca phù hợp cần được xác nhận khi tư vấn.
Địa chỉ trung tâm: 133/2 Đ. Đỗ Xuân Hợp, phường Phước Long, TP Hồ Chí Minh (Quận 9, TP Thủ Đức cũ). Kết quả mỗi người khác nhau, tùy nền tảng và thời gian luyện tập. Khi trao đổi, bạn nên chuẩn bị một bài tập đã ẩn thông tin riêng tư để mô tả rõ chỗ vướng.
Để hỏi học phí và phần học phù hợp, Gọi 0823 552 558. Bạn có thể cho biết mình đã làm được mốc nào và thời gian thuận tiện để học.
Các câu hỏi dưới đây giúp bạn quyết định bước học tiếp theo khi thời gian còn ít. Hãy đối chiếu với tệp đang làm, thay vì cố chọn một mức “cơ bản” hay “nâng cao” theo cảm giác.
Không cần học hết Word mới bắt đầu Excel. Hai phần mềm phục vụ các đầu việc khác nhau. Bạn cần quen thao tác máy tính, nhập tiếng Việt và quản lý tệp trước; sau đó có thể học bảng tính theo nhu cầu. Nếu chưa tự lưu và mở lại tệp được, nên củng cố phần đó trước.
Chuyển khi bạn nhập đúng dữ liệu, sao chép công thức có kiểm và tự đối chiếu được một báo cáo nhỏ. Thời gian phụ thuộc việc luyện tập của mỗi người. Nếu thêm một dòng đã khiến tổng sai mà bạn chưa tìm được nguyên nhân, hãy sửa điểm này trước khi học tự động hóa.
Không cần thuộc hết. Bạn cần hiểu câu hỏi công việc, biết chọn nhóm công cụ và đọc được công thức mình dùng. Tra lại cú pháp là bình thường; điều cần luyện là nhận ra khi kết quả không hợp lý. Bắt đầu bằng bảng bài tập ở trên, rồi xác định mốc còn vướng.
Bạn muốn trao đổi từ chính bài đang làm có thể Gọi 0823 552 558 cho Trung Tâm Tin Học Văn Phòng Trí Thức Việt. Nói rõ thao tác đang khó sẽ giúp chọn phần cần học tiếp sát hơn.
Chọn một bài toán nhỏ, tự làm rồi kiểm tra lại từng bước trước khi mở rộng.
Gợi ý áp dụng


Bắt đầu từ tệp mẫu, giữ bài làm và ghi lại lỗi đã sửa. Ảnh minh họa được thiết kế từ lớp tin học thực tế do chủ website cung cấp.